التعيين والقيد يحددان الصفة
يعين المصفي بقرار من الشركاء أو الجمعية وفق شكل الشركة، أو من الجهة القضائية عند انطباق الحالات النظامية. ويجب أن يحدد القرار سلطاته وأتعابه والقيود والمدة، لأن هذه العناصر تضبط ما يستطيع فعله باسم الشركة.
يقيد قرار التعيين ويشهر، ولا يحتج بالتعيين وإجراءات التصفية في مواجهة الغير قبل ذلك وفق النظام. ومنذ بدء التصفية تستخدم الشركة اسمها مضافًا إليه ما يدل على أنها تحت التصفية.
استلام السجلات وإعداد الجرد
على الإدارة تسليم المصفي السجلات والوثائق والإيضاحات التي يطلبها. ويعد المصفي جردًا للأصول والحقوق والالتزامات، مستعينًا بمراجع الحسابات عند وجوده، حتى يبنى القرار على مركز مالي موثق.
يشمل الجرد الأصول غير الملموسة والمطالبات والضمانات والعقود والدعاوى، لا النقد والمعدات فقط. كما يجب فصل أموال الشركة عن أموال الملاك وتتبع التصرفات التي تحتاج استردادًا أو تفسيرًا.
صلاحيات المصفي وحدودها
يمثل المصفي الشركة أمام القضاء وهيئات التحكيم والغير، ويقوم بأعمال التصفية وتحويل الأصول إلى نقود بالطريقة التي تحقق أفضل قيمة ممكنة. وقد يحتاج إذن الجهة التي عينته لبعض التصرفات مثل بيع الأصول جملة بحسب النظام والقرار.
لا يجوز له بدء أعمال جديدة إلا إذا كانت لازمة لإتمام أعمال سابقة. لذلك يجب توثيق سبب أي عقد جديد وارتباطه بحفظ أصل أو تحصيل حق أو إنهاء التزام قائم.
الدائنون وترتيب السداد
يسدد المصفي الديون الحالة حسب الأولوية، ويجنب المبالغ اللازمة للديون الآجلة أو المتنازع عليها. وتكون مصروفات التصفية ذات أولوية وفق أحكام النظام، ولا يوزع الفائض على الملاك قبل حماية حقوق الدائنين.
أنشئ سجل مطالبات يبين الدائن والمستند والمبلغ والاستحقاق والضمان وحالة النزاع. التواصل المنظم مع الدائنين يقلل المفاجآت ويتيح للمصفي تقييم كفاية الأصول باستمرار.
التقارير وإنهاء التصفية
يعد المصفي القوائم والتقارير المطلوبة عن أعماله، ويبين العوائق والتحفظات. وعند النهاية يقدم تقريرًا ماليًا تفصيليًا للجهة التي عينته، ثم يقيد ويشهر انتهاء التصفية ويستكمل شطب قيد الشركة.
الملف النهائي يجب أن يربط كل أصل بتحصيله أو بيعه، وكل دين بسداده أو تجنيب مبلغه، وكل توزيع بأساسه. دقة الملف تحمي أصحاب الحقوق وتوضح أن المصفي عمل داخل حدود سلطته وبعناية مهنية.