ابدأ بالقرارات لا بالمسميات الوظيفية
اجمع القرارات التي تتكرر داخل الشركة، مثل اعتماد المصروفات وتوقيع العقود وفتح الحسابات والتوظيف والتعاقد مع الموردين وتغيير النشاط أو الملكية. ثم صنفها إلى قرارات تشغيلية ومالية واستراتيجية وتنظيمية.
هذه الطريقة تكشف الفجوات بسرعة. فقد يكون لدى الشركة مدير ذو مسمى واضح، لكن لا توجد قاعدة تبين هل يملك وحده توقيع عقد طويل أو التزامًا ماليًا كبيرًا أو تعديلًا يؤثر في وثيقة الشركة.
حدد صاحب الصلاحية وحدها وحدودها
لكل قرار حدّد الجهة التي تقترح، والجهة التي تراجع، والجهة التي تعتمد، ومن ينفذ. ويمكن ربط بعض القرارات بسقف مالي أو مدة أو نوع عقد، بحيث لا تتحول الموافقة العامة إلى تفويض مفتوح بلا ضوابط.
تأكد من أن المصفوفة لا تخالف ما هو مثبت في عقد التأسيس أو النظام الأساس أو القرارات أو التفويضات الرسمية. الصلاحيات المسجلة أو النظامية تحتاج الإجراء المناسب لتعديلها؛ ولا تكفي مذكرة داخلية لتجاوزها.
نظم التفويض والتوقيع بوضوح
التفويض المفيد يذكر المهمة أو نوع المعاملة والحدود الزمنية والمالية، ويبين ما إذا كان المفوض يملك التفويض من الباطن أم لا. كما ينبغي أن تكون النسخة المعتمدة متاحة لمن يراجع العقود والمدفوعات، لا محفوظة في رسائل متفرقة.
في العقود المهمة، افصل بين من يفاوض ومن يراجع ومن يوقع ومن يحتفظ بالنسخة النهائية. هذا التقسيم لا يعطل العمل إذا صُمم بحسب حجم الشركة، بل يمنع الاعتماد على معرفة شخص واحد بما تم الاتفاق عليه.
اربط المصفوفة بسجل قرارات قابل للمراجعة
احفظ القرارات الجوهرية مع تاريخها وأطرافها وسببها والمستندات التي استندت إليها. وعند وجود مصلحة شخصية أو علاقة مع طرف متعاقد، وثّق الإفصاح وطريقة التعامل معها وفق ما يلائم الشركة ومتطلبات قطاعها.
راجع المصفوفة عند دخول شريك جديد أو تغيير المديرين أو زيادة رأس المال أو توسع النشاط. إن لم تتغير المصفوفة مع تغير الواقع، فستصبح مصدرًا للالتباس بدل أن تكون أداة للحوكمة.