حدد نطاق التسليم وتاريخ المعلومات
تلزم المادة ٢٥٣ من نظام الشركات الإدارة بتقديم سجلات الشركة ووثائقها والإيضاحات التي يطلبها المصفي، وتنظم جرد الأصول والحقوق والالتزامات. لتحويل ذلك إلى ملف قابل للاستخدام، اتفق على تاريخ مرجعي للمعلومات، ثم افصل ما يخص هذا التاريخ عما استجد بعده. وتظل القائمة التالية تنظيمًا عمليًا، لا بديلًا عن طلبات المصفي بحسب الحالة.
ابدأ بفهرس يبين اسم الملف وفترته ومصدره والمسؤول عن توضيحه. ضع نسخة من وثائق الشركة وقرار التعيين، ثم ملخصًا للنشاط والفروع والأنظمة المحاسبية المستخدمة. إذا كانت البيانات موزعة بين محاسب خارجي وإدارة سابقة، فدوّن موقع كل مجموعة ووسيلة طلبها. عبارة الحسابات عند المحاسب لا تكفي لتحديد ما سُلّم فعليًا وما لا يزال مطلوبًا.
اربط الأرصدة بالسجلات وكشوف البنوك
اجمع ميزان المراجعة ودفتر الأستاذ والقوائم المالية المتاحة والمستندات المؤيدة، مع توضيح الفترة التي تغطيها كل نسخة. أرفق دليل الحسابات المستخدم ليعرف المراجع معنى الرموز، وافصل المستند الأصلي عن ورقة عمل أعدت للمساعدة في التسليم. وجود ملف حديث في اسمه لا يعني أن جميع قيوده محدثة.
لكل حساب بنكي، جهز الكشف ومطابقة الرصيد وما يفسر الفروق المعروفة. أدرج حسابات الدفع والمحافظ المتعلقة بالنشاط عند وجودها، وبيّن التحويلات بين حسابات الشركة حتى لا تُحسب كإيراد مستقل. إذا لم تكتمل المطابقة، فاكتب الفارق ومصدر المعلومات الناقص بدل إدخال رقم تعويضي لإظهار التوازن. احتفظ أيضًا بإثباتات القروض أو تمويل الشركاء والمراسلات التي تشرح سبب التصنيف المحاسبي.
جهز قائمة للأصول والحقوق يمكن تتبعها
قسم الأصول إلى مجموعات مفهومة: نقد، مبالغ لدى العملاء، مخزون، معدات، حقوق أو استثمارات بحسب واقع الشركة. ضع أمام كل بند مرجع المستند، ومكانه أو الطرف المرتبط به، والقيمة المسجلة، وأي قيد معروف عليه. اذكر المعدات المستأجرة أو المملوكة للغير بصورة منفصلة حتى لا تبدو ضمن ممتلكات الشركة.
في حسابات العملاء، أرفق الفواتير والعقود وإثباتات التسليم والتحصيل المتاح، ووضح المبالغ المختلف عليها. لا تعرض الرصيد الدفتري باعتباره نقدًا مضمونًا للتحصيل. مثال افتراضي: يوجد رصيد عميل قدره أربعون ألف ريال، لكن جزءًا منه محل اعتراض على التسليم. يسجل الملف الرصيد والمستندات والاعتراض منفصلين، دون اعتباره مبلغًا محصلًا أو حذفه بلا أساس. تقييم أثره يبقى ضمن المراجعة المختصة.
اجمع المطالبات والعقود دون إخفاء المختلف عليه
أنشئ سجلًا للموردين والممولين والعاملين والجهات الأخرى التي توجد لها مبالغ أو مطالبات بحسب السجلات المتاحة. خصص حقولًا للطرف والمبلغ ومرجع العقد أو الفاتورة وحالة المطابقة والاستحقاق المدوّن في المستند. إذا اختلف كشف المورد عن الحسابات، احتفظ بالنسختين وأدرج سبب الفرق المعروف أو السؤال المطلوب حسمه.
أضف قائمة بالعقود المفتوحة: الإيجار والصيانة والاشتراكات والطلبات غير المنجزة والضمانات والدعاوى. ميّز بين التزام مثبت ومطالبة قيد الدراسة أو نزاع، دون حسم أحقية الطرف داخل جدول التسليم. لا تجعل انخفاض المبيعات سببًا لإسقاط عقد قائم، ولا تحذف مطالبة لأن الإدارة تختلف معها. راجع الفارق بين التصفية والإفلاس إذا كشفت المراجعة عن شك في كفاية الأصول أو التعثر.
سلّم الوصول الآمن وسجل النواقص صراحة
رتب تصديرًا مقروءًا للبيانات المهمة من النظام المحاسبي ومجلدًا للمرفقات، واختبر فتح عينة من الملفات قبل التسليم. اذكر إن كانت النسخة تحتاج برنامجًا أو تنسيقًا خاصًا. وفر صلاحيات العمل المطلوبة عبر القنوات المعتمدة، ولا تجمع كلمات مرور الحسابات الشخصية في مستند متداول بين أطراف متعددة.
خصص سجلًا مستقلًا للنواقص: المستند المطلوب، الفترة، من يتوقع وجوده لديه، وما اتخذ للحصول عليه. فرّق بين مستند غير موجود أصلًا ومستند لم يصل بعد. لا تصنع فواتير بديلة أو تعدل تاريخ مستند لإغلاق خانة ناقصة؛ وضح الحالة ليقرر المختص كيفية معالجتها. وإذا أعيد بناء كشف من مصادر متعددة، صفه بوضوح ككشف تجميعي وأرفق مصادره حتى يمكن تتبع طريقة إعداده.
وثّق الاستلام وحدد متابعة الأسئلة
أعد محضرًا عمليًا يبين تاريخ التسليم والطرفين وفهرس الملفات وعدد المجلدات والتحفظات أو النواقص الظاهرة. ويمكن ترتيب طلبات الإيضاح اللاحقة برقم لكل سؤال وربطه بالمستند المعني. الغرض أن يعرف الجميع ما وصل وما يحتاج استكمالًا؛ لا تفترض أن التوقيع على استلام الملفات يثبت صحة جميع الأرصدة أو انتهاء مسؤوليات الأطراف.
تتيح وزارة التجارة ضمن نماذج الخدمات بيانًا ماليًا لتصفية الشركة ونماذج مرتبطة بها. استفد من النموذج المناسب في سياقه، مع الاحتفاظ بالمستندات التفصيلية التي تشرح أرقامه. للمراحل التالية راجع مهام المصفي وملف إغلاق الشركة بعد التصفية. ويمكن التنسيق عبر خدمة تصفية الشركات لتنظيم الملف قبل عرضه للمراجعة.
مصادر رسمية للاطلاع
تاريخ التحقق من المصادر: 28 سبتمبر 2026. راجع النسخة السارية لدى الجهة المختصة عند بدء الإجراء.